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Vi siete mai chiesti quanto tempo perdiamo al lavoro tra mail, notifiche e riunioni inutili? Microsoft sì e ha raccolto i risultati nel suo Work Trend Index 2025, un’analisi che ha scandagliato trilioni di segnali di produttività aggregati e anonimizzati provenienti da tutto il mondo.
La conclusione è paradossale: mentre il 53% dei manager chiede di aumentare la produttività, l’80% dei dipendenti si sente sopraffatto dalla frammentazione continua delle proprie giornate. Eppure, qualcosa si può migliorare.
Da cosa veniamo interrotti al lavoro
La realtà descritta dallo studio è quella di un ecosistema lavorativo che ha perso ogni ritmo naturale. Un dipendente medio riceve quotidianamente 117 email, lette spesso in meno di un minuto, mentre il numero complessivo di messaggi per persona è cresciuto del 6%, con punte superiori al 20% nell’Europa Centrale. Aumentano le email di massa, mandate a gruppi di lavoro spesso non interessati alla questione.
Il 40% degli utenti di Microsoft 365 è già online alle 6 del mattino, impegnati nel triage delle notifiche accumulate durante la notte. Alle 8, Microsoft Teams supera le email come principale canale di comunicazione, arrivando a smistare in media 153 messaggi nell’arco della giornata.
Tra notifiche e urgenza costante
Il cuore del problema risiede nella struttura stessa dell’interruzione sistematica. I dipendenti che utilizzano Microsoft 365 vengono interrotti mediamente ogni due minuti da una riunione, un’email o una notifica per un totale di circa 275 interruzioni al giorno che rendono il lavoro caotico e inefficiente per quasi la metà dei dipendenti (48%) e oltre la metà dei dirigenti (52%).
Le fasce orarie tradizionalmente considerate di maggiore produttività (9-11 e 13-15) risultano compromesse dalle riunioni, che a livello aggregato occupano circa il 50% del tempo disponibile. Il 57% degli incontri viene organizzato all’ultimo minuto, contribuendo a creare un clima di costante urgenza che si estende oltre l’orario standard, invadendo weekend e ore serali.
Il fenomeno del “triple peak”
L’analisi identifica quello che Microsoft definisce un “triple peak” lavorativo: tre momenti di intensa attività che si distribuiscono lungo l’arco della giornata:
- il primo picco coincide con le prime ore del mattino, quando i professionisti si confrontano con l’accumulo notturno di comunicazioni;
- il secondo si concentra nella fascia mattutina tradizionale;
- mentre il terzo – forse il più emblematico – si verifica alle 22, quando un terzo dei lavoratori riapre la propria casella di posta.
Questa dinamica genera quello che i ricercatori definiscono “infinite workday”, una giornata lavorativa che non conosce confini temporali e che alimenta un ciclo perpetuo di sovraccarico. In media, sono 58 i messaggi ricevuti fuori orario ogni giorno, una cifra che testimonia l’erosione progressiva dei confini tra vita privata e professionale. La questione incide profondamente sul benessere psicologico dei lavoratori ed è nota da tempo. Non a caso, quasi un anno fa, i ragazzi e le ragazzi de L’Associata – Roma hanno sottoposto il tema all’attenzione del Parlamento chiedendo una legge che riconosca il diritto alla disconnessione.
Per approfondire: Diritto alla disconnessione, Crisanti (L’Associata): “Ci hanno fatto credere che lavorare fino a notte sia normale”
L’intelligenza artificiale come soluzione
Di fronte a questa frammentazione, Microsoft propone l’adozione massiva dell’intelligenza artificiale come soluzione strutturale anche al fine di abbattere le perdite di tempo (e lo spreco di energie mentali utili al lavoro). Il lancio di Microsoft Elevate in Italia, annunciato durante il Forum di Cernobbio, rappresenta un investimento di 4 miliardi di dollari in cinque anni per fornire competenze Ai a 20 milioni di persone a livello globale, con l’obiettivo di raggiungere 400.000 italiani nei prossimi due anni. Il gigante americano aveva già annunciato importanti investimenti per il nostro Paese.
L’Ai Skills 4 Agents Observatory rivela che l’adozione complessiva di soluzioni di intelligenza artificiale generativa tra le aziende italiane ha registrato un aumento del +66,1% nell’ultimo anno, passando dal 51% del 2023 all’84,7% del 2024. Tuttavia, l’adozione degli agenti – sistemi capaci di azione autonoma – procede più lentamente, con solo il 2,3% delle aziende italiane che dichiara di utilizzare queste tecnologie.
Le implicazioni economiche
Il potenziale impatto economico dell’adozione massiva di Ai in Italia viene quantificato in un aumento annuale del Pil fino al 17,9%, equivalente a 336 miliardi di euro. I settori che potrebbero beneficiarne maggiormente includono retail, manifatturiero, pubblica amministrazione, servizi professionali, servizi finanziari e Ict (Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione).
Tuttavia, resta un significativo gap di competenze: solo il 46% degli italiani possiede competenze digitali di base, mentre il 67% delle aziende italiane denuncia una carenza di know-how adeguato per implementare soluzioni Ai. Questa percentuale sale al 70% quando si tratta di Ai agentica.
Come cambierà il nostro modo di lavorare
La ricerca di Microsoft non si limita a fotografare il presente, ma delinea scenari futuri in cui l’intelligenza artificiale diventa partner attivo nella gestione del flusso lavorativo.
L’approccio “AI-first” adottato dalle aziende più avanzate – nel rapporto definite “Frontier Firms” – prevede una collaborazione strutturata tra esseri umani e agenti Ai. In particolare, il 93% dei manager indiani intende utilizzare agenti Ai per estendere le capacità della forza lavoro nei prossimi 12-18 mesi.
La trasformazione in atto non riguarda solo l’efficientamento dei processi, ma la ridefinizione stessa dell’architettura organizzativa, dal passaggio dalle gerarchie tradizionali a strutture fluide e adaptive. Microsoft 365 Copilot (che si basa sull’Ai) ha già superato i 100 milioni di utenti attivi mensili, diventando il prodotto con la più rapida crescita di adozione nella storia di Microsoft 365.
Il Work Trend Index 2025 sottolinea che la crescente frammentazione del lavoro richiede un ripensamento radicale dei modelli organizzativi. L’intelligenza artificiale emerge come possibile soluzione, ma il successo dipenderà dalla capacità di colmare il divario nelle competenze digitali e di gestire la transizione verso un’economia sempre più Ai-driven.
Intanto, soprattutto in Paesi con gravi problemi di produttività come l’Italia, emerge la necessità di ridurre le distrazioni al lavoro, eliminando le riunioni, le mail e le notifiche che non servono a nulla, se non a sottrarre energia preziosa per il lavoratore.
