Redazione
A dicembre 2025 Microsoft Teams introdurrà una funzione che rileva automaticamente dove si trova il dipendente, aggiornando la sua posizione di lavoro quando si connette alla rete Wi-Fi aziendale. La novità, progettata per facilitare il coordinamento nei modelli di lavoro ibrido, solleva interrogativi su privacy, consenso e limiti legali del monitoraggio dei lavoratori.
Come funziona il rilevamento automatico
La funzione si basa su due segnali distinti che Microsoft consiglia di configurare per migliorare l’accuratezza:
- la connessione a una rete wireless aziendale specificamente configurata in Microsoft Places: Teams rileva la posizione legata all’edificio o alla sede dell’ufficio associata a quella rete;
- Il collegamento alle periferiche di una postazione prenotabile messa a disposizione dall’azienda. In questo caso Teams aggiorna la posizione basandosi su quella postazione specifica e può indicare con maggiore dettaglio la sede o addirittura la scrivania esatta.
In pratica, il rilevamento automatico tramite rete wireless aziendale funziona anche senza il collegamento alle periferiche: il Wi-Fi da solo è sufficiente per identificare in modo abbastanza preciso la posizione “In ufficio” o sede a livello di edificio, mentre il collegamento alle periferiche offre un livello di dettaglio ulteriore sulla postazione fisica precisa occupata.
Quando un dipendente accede a Teams su un dispositivo Windows o macOS e si connette al Wi-Fi dell’ufficio, il sistema identifica automaticamente l’edificio in cui si trova tramite il riconoscimento del nome della rete (Ssid) o dell’identificatore del punto di accesso (Bssid) configurato dall’amministratore.
Per attivare il sistema, gli amministratori devono configurare gli edifici in Microsoft Places, definire le postazioni prenotabili e creare una policy specifica tramite PowerShell che abilita il rilevamento per l’intera organizzazione o per gruppi selezionati di utenti.
Il consenso obbligatorio e il controllo dell’utente
La funzione è progettata come opt-in e richiede un doppio livello di consenso. Per impostazione predefinita, tutti i dipendenti sono esclusi dal rilevamento automatico della postazione e dell’edificio e gli amministratori non possono fornire il consenso per conto dei lavoratori: ciascun utente deve abilitare manualmente la condivisione della posizione sia nelle impostazioni del sistema operativo sia nell’applicazione Teams. Quando un amministratore attiva la policy di rilevamento, Teams richiede a ogni dipendente di fornire esplicitamente il consenso tramite una notifica sul client desktop.
Chi non acconsente vedrà la propria posizione aggiornata genericamente a “In ufficio“ quando si connette alla rete aziendale, senza specificare l’edificio. Se invece il lavoratore si collega a una rete Wi-Fi diversa da quelle configurate come “aziendali” nel sistema Microsoft Places, Teams di fatto non rileva né memorizza alcuna posizione dettagliata associata a tale rete (a prescindere dal fatto che l’utente abbia dato o meno il proprio consenso). Gli utenti possono revocare il consenso in qualsiasi momento disabilitando la condivisione della posizione nelle impostazioni di Teams o del sistema operativo.
Microsoft ha escluso esplicitamente che si tratti di monitoraggio dei dipendenti, sottolineando che l’obiettivo è “mantenere aggiornate le posizioni di lavoro e aiutare gli utenti a trovare e connettersi tra loro quando si trovano in ufficio”.
Cosa dice la legge
In Europa, il monitoraggio dei lavoratori è legale ma sottoposto a regole stringenti stabilite dal Gdpr e dalle normative nazionali. La legge europea richiede che i dipendenti siano informati e acconsentano al tracciamento, vietando la sorveglianza occulta.
In Germania, uno dei Paesi con le norme più rigide sul tema, i datori di lavoro devono ottenere il consenso scritto prima di tracciare email, utilizzo di internet o attività al computer. In Francia e Spagna, le policy di monitoraggio devono essere comunicate per iscritto ai dipendenti e incluse nei contratti di lavoro. In Italia per introdurre sistemi Gps o di tracciamento che consentano il controllo dei lavoratori, il datore di lavoro deve accordarsi con le rappresentanze sindacali aziendali o ricevere l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. L’assenza di autorizzazione costituisce violazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Il datore di lavoro deve inoltre fornire ai dipendenti l’informativa estesa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 del Gdpr, specificando base giuridica, modalità di funzionamento del dispositivo e finalità del trattamento. Prima di implementare sistemi di tracciamento, le aziende devono svolgere una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (Dpia) e nominare i responsabili del trattamento secondo gli articoli 28 e 29 del Gdpr.
Migliore organizzazione dei tempi e dello spazio
La funzione nasce da una specifica necessità delle aziende: sapere chi è presente in ufficio ed eventualmente in quale edificio e/o postazione sta lavorando. Gli esperti di gestione del workplace hanno sottolineato che l’assenza di visibilità in tempo reale su chi lavora in sede ostacola la programmazione di riunioni, l’allocazione delle risorse e il coordinamento dei team.
Allo stato attuale i dipendenti devono aggiornare manualmente la loro posizione su Teams, un’operazione che molti dimenticano di fare. Il rilevamento automatico elimina questo onere e promette maggiore efficienza per i responsabili It, consentendo analisi sull’occupazione degli spazi e integrazione con i sistemi di gestione degli edifici. Per i team che si occupano di risorse umane ed esperienza lavorativa, i dati potrebbero servire a perfezionare le politiche di lavoro ibrido o ottimizzare l’assegnazione delle postazioni hot-desking.
Precedenti tecnologici già esistenti
La capacità di tracciare la posizione dei dipendenti tramite connessione di rete non è una novità assoluta.
Gli amministratori con accesso al portale di Teams possono già determinare dove si trova un utente osservando la subnet e l’Ssid Wi-Fi a cui è connesso. Chi utilizza strumenti di gestione remota (Rmm) associati ai computer aziendali può identificare le posizioni verificando l’indirizzo Ip. In questo caso specifico, il consenso esplicito del lavoratore non è strettamente necessario, poiché la posizione è determinata tramite dati tecnici di rete necessari per il funzionamento e la sicurezza della rete aziendale, rientrando nelle attività di gestione e sicurezza informatica consentite in ambito lavorativo, sempre nel rispetto dei limiti di legge e trasparenza. Ciò non implica però una libertà illimitata per il datore di lavoro: anche in questi casi, vanno rispettati i principi di minimizzazione dei dati e informativa, in conformità al Gdpr.
La differenza con il nuovo sistema automatico è che il rilevamento diventa integrato, continuo e visibile anche ai colleghi attraverso lo stato di presenza, trasformando una capacità tecnica accessibile solo agli amministratori in una informazione esplicita e facile da consultare.
